Die Definition des Helpdesk liegt zugleich auch in dessen Funktion begründet. Der User Helpdesk dient in erster Linie dem User von Hardware und Software als eine Art informative Unterstützung. So können verschiedene Dienste gekoppelt werden und werden vom System stets supportet.

Entweder wird ein telefonischer Dienst als Serviceleistung in Form des Helpdeks angeboten oder aber man integriert, sofern diese Möglichkeit gegeben ist, die Software zur Fernwartung in technische Geräte. So ist es heute möglich, dass Ihre Anlage oder Ihr PC System gewartet werden kann, ohne dass jemand zu Ihnen ins Haus kommen muss. Mit Live Support Systemen kann somit jederzeit bei Problemen für Abhilfe gesorgt werden. Der Vorteil ist, dass Sie sofort Hilfe erhalten und nicht lange auf den Mitarbeiter warten müssen, bis dieser den Weg zu Ihrem PC zurückgelegt hat.
Wichtig für eine schnelle Hilfe und effektive Lösung des aufgetretenen Problems ist eine gute Dokumentation. Das bedeutet auch, dass man mit Hilfe des Trouble-Ticket-Systems als Anbieter alle Anfragen von Kunden bearbeiten und verwalten kann. Mit Hilfe dieser Funktion werden die Anfragen koordiniert und zugeteilt. Der entsprechende Betreuer, welcher dann den Fehler beheben soll, kann zur Analyse die bisherigen Dokumentationen zurate ziehen und zugleich auf die Historie der bereits erledigten Servicedienstleistungen am Gerät zurückgreifen.

Die ausführliche Dokumentation bisheriger Fehler und der Variante, wie diese bearbeitet und behoben wurden, sammelt sich nach und nach zu einer umfangreichen Datenbank an. Dieses Wissen, rund um die Systeme, welche gewartet werden, nennt man auch Wissensdatenbank. Hier befindet sich so zu sagen das Gehirn des Servicedesks. Je umfangreicher und umfassender diese Datenbank ausgearbeitet ist, desto schneller und effektiver kann die Fehleranalyse erfolgen und der Support entsprechend durchgeführt werden.

Nicht nur Sie profitieren als Kunde selber von einem guten Service in Form eines Helpdesks. Auch Sie selber können mit Ihrem Unternehmen in Ihrem Bereich diesen komfortablen Service Ihren Kunden umfassend zukommen lassen. Sie werden begeistert sein, wie sich die Kundenzufriedenheit steigern wird. Daraus resultiert eine enge Kundenbeziehung, welche wiederum eine Kundenbindung zur Folge hat. Jeder Unternehmer weiß, wie wichtig dies besonders in den heutigen Zeiten, ist. Viele Kunden möchten sich gut aufgehoben und betreut wissen. Bieten Sie als Unternehmer diese Unterstützung an, so wird sich Ihr Image zum Positiven verändern und Ihre Beliebtheit bei Ihren Kunden deutlich steigern.
Verzichten Sie nicht auf die einfache Möglichkeit Ihre Kunden glücklich zu machen! Denn zufriedene Kunden, steigern auch Ihren Umsatz!